Đầu tư hay không đầu tư, đó là câu hỏi — ít nhất, đối với các tổ chức hài lòng với cách quản lý dự án “kinh doanh như bình thường”, ngay cả khi hoạt động kinh doanh đó như thường lệ khiến một số lượng đáng kể dự án vượt quá ngân sách, chậm tiến độ hoặc thay đổi phạm vi và sản phẩm bàn giao.

Các dự án thất bại – đặc biệt là trong chính phủ và CNTT – tiêu tốn của các tổ chức trung bình từ  50 đến 150 tỷ đô la một năm  . Trên thực tế, hơn  41% dự án CNTT của chính phủ được coi là thất bại hoàn toàn  và bị loại bỏ hoàn toàn.

Đầu tư vào các công cụ quản lý dự án là cách để lãng phí như vậy trở thành dĩ vãng, mở ra một trang mới cho những người ở cả khu vực tư nhân và công cộng để thực hiện các dự án có giá trị cao hơn.

QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ?

Quản lý dự án (PM) đề cập đến một bộ công cụ và quy trình hoàn chỉnh được thực hiện để hướng dẫn một dự án từ ý tưởng cho đến khi thực hiện.

Nó làm hài hòa con người, quy trình và công nghệ của một tổ chức để tạo ra một cách tiếp cận có thể nhân rộng, tối đa hóa nguồn lực mà cuối cùng giúp nhiều dự án hoàn thành hơn.

Theo Project Management Institute,  tổ chức nghiên cứu và chuyên nghiệp hàng đầu thế giới về ngành quản lý dự án, quản lý dự án được chia thành 5 giai đoạn:

• Khởi xướng:  Khái niệm hoặc ý tưởng ban đầu của dự án, thường được đề xuất để giải quyết điểm yếu, thu hẹp khoảng cách hoặc tạo lợi thế cạnh tranh.
• Lập kế hoạch:  Phân bổ các nguồn lực — tài chính, con người và công nghệ — và xác định các tiêu chuẩn dự án để đạt được một trường hợp thành công đã vạch ra.
• Thực thi:  Việc thực hiện kế hoạch của một dự án theo một mốc thời gian đã định.
• Giám sát và Kiểm soát:  Việc đánh giá liên tục một dự án để đảm bảo dự án luôn đúng thời hạn, đúng ngân sách, đúng phạm vi và giảm thiểu rủi ro.
• Kết thúc:  Điểm hoàn thành của một dự án, đánh giá chính thức các sản phẩm của nó (tức là phạm vi) và xác định các điều chỉnh về quy trình và thực hành cho các nỗ lực trong tương lai.

TẠI SAO BẠN NÊN ĐẦU TƯ VÀO QUẢN LÝ DỰ ÁN

Có rất nhiều  lý do để đầu tư vào  công nghệ và phương pháp quản lý dự án tốt hơn cho doanh nghiệp của bạn, bắt đầu từ hôm nay. Dưới đây là 13 trong số đó.

1. NHIỀU DỰ ÁN HOÀN THÀNH ĐÚNG HẠN

Ước tính lịch biểu là một phần cốt lõi của việc bắt đầu và lập kế hoạch dự án, đồng thời là một trong những biến sớm nhất của quá trình hoàn thành dự án mà những người tham gia vạch ra.

Đặc biệt, phần mềm quản lý dự án giúp giữ cho các nhiệm vụ được sắp xếp phù hợp, quy trình công việc được hiển thị và các bên liên quan có trách nhiệm giải trình. Ít bàn giao muộn hơn và quản lý thời gian dự án tốt hơn đảm bảo lịch trình ban đầu của dự án vẫn nguyên vẹn và tất cả những người tham gia đều biết điều gì đang xảy ra, khi nào và bởi ai. Nếu có câu hỏi phát sinh, phần mềm sẽ hoạt động như một kho lưu trữ thông tin liên lạc, giảm bớt các silo và giữ cho lịch trình luôn trôi chảy.

2. GIẢM CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Các dự án được quản lý sai chi phí nhiều hơn. Những thay đổi về phạm vi, thời gian mở rộng hoặc giao tiếp kém đều có thể buộc người quản lý dự án phải dành nhiều nguồn lực hơn — chẳng hạn như thời gian, tiền bạc và nhân sự — so với dự đoán ban đầu. Điều này bù đắp cả ROI của dự án và trì hoãn đầu ra giá trị gia tăng của dự án.

Trong mọi tình huống, những người tham gia dự án trở nên thất vọng, trong khi quản lý cấp trên ít có khả năng đồng ý với những nỗ lực của bộ phận trong tương lai.

Đầu tư vào phần mềm quản lý dự án và phương pháp PM tiêu chuẩn sẽ tạo ra một mẫu ngân sách để các nhóm tuân theo. Nó cũng làm sắc nét các tính toán chi phí dự án và các chiến lược quản lý chi phí liên tục để giảm ngân sách vượt mức, giúp mọi người yên tâm hơn một chút.

3. LỢI TỨC ĐẦU TƯ CAO HƠN KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN, PMO

Mặc dù không có phép tính ROI chung cho tất cả các phần mềm quản lý dự án và PMO, nhưng dữ liệu gần đây cho thấy việc triển khai cả hai đều tiết kiệm cho các công ty quy mô vừa và lớn trung bình  567.000 USD cho mỗi dự án đồng thời hoàn thành 30% dự án trong phạm vi ngân sách . Đó là những khoản tiết kiệm trực tiếp được bỏ vào túi của bạn — và tỷ suất hoàn vốn trên PM ngày càng cao hơn.

Có nhiều máy tính ROI quản lý dự án. Các tổ chức có thể tạo ROI bằng một số mô hình:

• So sánh lợi nhuận tài chính của danh mục đầu tư dự án không sử dụng phần mềm PM và lợi nhuận tài chính của những dự án đã sử dụng phần mềm PM.
• Tạo dự đoán chi phí dự án “lạc quan”, “tiêu chuẩn” và “bi quan” cho các dự án trường hợp thử nghiệm nhất định, sau đó mô phỏng hoặc tiến hành chúng để xác định cách phần mềm ảnh hưởng đến các lịch trình, ngân sách hoặc chi phí phạm vi này.
• Tính toán các ảnh hưởng định lượng và định tính của PMO đối với danh mục dự án, chỉ định các thước đo chi phí cho những thứ như lợi ích lập kế hoạch, lợi ích truyền thông, lợi nhuận ngân sách và sự phát triển trong quản lý rủi ro.

4. QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐƯỢC TIÊU CHUẨN HÓA

Việc áp dụng một phương pháp quản lý dự án tiêu chuẩn sẽ tạo ra một quy trình làm việc chức năng và có thể nhân rộng, hướng dẫn bạn trong suốt các chu kỳ hoàn chỉnh của dự án.

Hãy nghĩ về nó như một bản thiết kế. Các tiêu chuẩn quản lý dự án tạo ra một nền tảng nhất quán cho các ý tưởng mới, ngoài ra chúng còn chứa các phương pháp hay nhất để thấy nhiều dự án thành hiện thực hơn. Chúng giúp các dự án trong bất kỳ bộ phận nào vẫn phù hợp với các giá trị của tổ chức trong khi tuân theo các bước hoàn thành tương tự:

• Tín hiệu khi nhiệm vụ được thực hiện
• Chuyển nhiệm vụ cho bên liên quan tiếp theo
• Câu hỏi tín hiệu hoặc nhầm lẫn
• Nhà và quản lý các tài liệu dự án cốt lõi
• Xem xét các phần dự án, lịch trình, ngân sách và nhiều hơn nữa
• Đo lường và theo dõi điểm chuẩn của dự án

5. GIAO TIẾP TRỰC QUAN VÀ THUẬN TIỆN

Phần mềm quản lý dự án đóng vai trò là trung tâm liên lạc cho các dự án.

Những người tham gia dự án, các bên liên quan và những người ra quyết định điều hành đăng nhập vào một nơi để đặt câu hỏi, chuyển tiếp câu trả lời và tiến hành liên lạc về quy trình và nhiệm vụ chung. Phần mềm PM tăng gấp đôi vai trò là kho lưu trữ trung tâm cho các tài liệu và dữ liệu của dự án, mang lại cho những người tham gia dự án quyền truy cập tức thì vào thông tin của nó bất kể vị trí.

Một số phần mềm thậm chí còn cho phép giao tiếp với các tác nhân bên ngoài, chẳng hạn như nhà cung cấp hoặc nhà thầu bên thứ ba, tất cả đều nằm trong một phần mềm an toàn.

6. GIẢM THIỂU RỦI RO MẠNH MẼ HƠN

Một trong những lợi thế lớn nhất của việc đầu tư vào quản lý dự án là tác động của nó đối với giao tiếp của người tham gia.

Khi các nhóm kết nối với nhau nhiều hơn, họ có thể dễ dàng cộng tác để xác định và ứng phó với các rủi ro của dự án — cả những rủi ro phủ đầu cũng như những rủi ro buộc phải phát triển một cách tự nhiên. Các phương pháp hay nhất có thể được áp dụng từ các hành động giảm thiểu rủi ro trong quá khứ để giảm khả năng chúng tái diễn trong công việc trong tương lai.

Một số phần mềm PM cũng bao gồm bảng điều khiển dữ liệu và báo cáo, tăng khả năng hiển thị các rủi ro thay đổi phạm vi. Khả năng hiển thị rủi ro tăng lên có nghĩa là phát hiện ra các rào cản hoặc vấn đề của dự án sớm hơn và giảm thiểu chúng trước khi chúng trở thành vết thương về ngân sách hoặc tinh thần.

7. TĂNG CƯỜNG GẮN KẾT NHÓM

Các phương pháp và phần mềm quản lý dự án giúp làm rõ vai trò và hoạt động của mọi người khi thực hiện một sáng kiến. Khi mọi thứ được phác thảo rõ ràng trong các tài liệu phương pháp PM cũng như được vạch ra qua các giai đoạn dự án trong phần mềm, một thành viên trong nhóm có thể xem xét trách nhiệm của họ một cách nhanh chóng và thuận tiện, kiểm tra các nhiệm vụ, chuyển công việc sang các giai đoạn phê duyệt, gửi thông tin liên lạc và thậm chí truy cập vào công việc làm lại (nếu cần thiết), tất cả từ cùng một cổng thông tin.

8. NHIỀU CƠ HỘI PHÁT TRIỂN NGHỀ NGHIỆP HƠN

Đầu tư vào  các chứng chỉ quản lý dự án  là một cách tuyệt vời để mang lại cơ hội phát triển nghề nghiệp cho nhân viên của bạn. Họ gặt hái những phần thưởng từ một bộ kỹ năng phong phú và tiếp tục tăng cường, trong khi bạn được hưởng lợi từ kiến ​​thức mà họ áp dụng lại trong nhóm của họ.

Đối với các tổ chức coi trọng sự tò mò, sáng kiến ​​và học tập suốt đời của nhân viên, việc khuyến khích các chứng chỉ quản lý dự án đặc biệt hấp dẫn. Việc cung cấp các chứng chỉ tài trợ và đào tạo PM sẽ giúp điều chỉnh những gì bạn nói rằng bạn đánh giá cao với những gì bạn thực sự quảng bá . Điều này đi một chặng đường dài trong việc thiết lập niềm tin, cam kết và lòng trung thành của nhân viên.

9. TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG

Các kết quả đầu ra của dự án được đảm bảo và kiểm soát chất lượng tốt hơn thông qua các phương pháp quản lý dự án đã định. Điều này là do các thông lệ đột xuất hoặc các quyết định tức thì dần dần bị loại bỏ, thay vào đó là quy trình từng bước để lập kế hoạch, bắt đầu và thực hiện một dự án mới.

Bất kể bộ phận hoặc nhóm nào khởi động một dự án, họ đều tuân theo các nguyên tắc giống nhau. Điều này giúp các nhà lãnh đạo tổ chức của bạn dễ dàng hơn nhiều trong việc tiến hành kiểm tra kiểm soát chất lượng, xem xét dữ liệu dự án và xác định lý do cho điểm mạnh và điểm yếu của dự án. Những người ra quyết định sau đó được trang bị tốt hơn để tăng hiệu suất và đầu ra của dự án trong tương lai, tạo ra những bước tiến nhất quán trong việc lập kế hoạch chất lượng, đảm bảo chất lượng sản xuất và thậm chí chấp nhận chất lượng của người dùng sau khi triển khai dự án.

10. PHÂN BỔ NGUỒN LỰC CHIẾN LƯỢC HƠN

Trong một cuộc khảo sát gần đây do The Economist thực hiện, hơn một phần ba giám đốc điều hành cho rằng các  công cụ quản lý dự án mới của tổ chức họ là yếu tố thúc đẩy việc phân bổ nguồn lực được cải thiện .

Phần mềm quản lý dự án và PMO đặc biệt có lợi. Dữ liệu và hướng dẫn của họ cung cấp cho các bên liên quan những hiểu biết sâu sắc hơn về các rủi ro của dự án và các rào cản trong quy trình, cho phép họ điều chỉnh các tiêu chuẩn và tạo ra các điều chỉnh định tính và định lượng cho các chu kỳ dự án. Kết quả là, các dự án trong tương lai sẽ thấy việc phân bổ và sử dụng tài nguyên tốt hơn — và mang lại kết quả tốt hơn.

11. DỮ LIỆU TẬP TRUNG AN TOÀN HƠN

Hầu hết các phần mềm quản lý dự án đều đi kèm với các công cụ bảo mật có thể tùy chỉnh để kiểm soát quyền truy cập và bảo vệ dữ liệu dự án. Càng thiết lập nhiều biện pháp kiểm soát, càng có ít trường hợp quản lý sai dữ liệu, vi phạm bảo mật và sơ suất CNTT nói chung.

Đầu tư vào công nghệ này bổ sung cho các phương pháp hay nhất về bảo mật CNTT chung của tổ chức bạn, bao gồm:

• Tạo một điểm truy cập duy nhất của người dùng để xem tài liệu, báo cáo, nhiệm vụ công việc, ngân sách, lịch trình, người tham gia, v.v.
• Gán vai trò người dùng và thông tin đăng nhập với các quyền cụ thể trong phần mềm
• Giám sát việc sử dụng thông qua các chức năng theo dõi kiểm toán
• Sao lưu dữ liệu dự án
• Đóng vai trò là kho lưu trữ duy nhất để chia sẻ, trao đổi và chỉnh sửa tất cả các tài liệu dự án.

12. GIẢM QUY TRÌNH THỦ CÔNG, GIẢI PHÁP THAY THẾ

Giải pháp thay thế đề cập đến các giải pháp tạm thời, thường là tức thời cho sự cố xảy ra khi các quy trình thông thường bị gián đoạn hoặc không khả dụng.

Các giải pháp thay thế thường là thủ công và không có cấu trúc. Các tình huống giải pháp thay thế kéo dài, chẳng hạn như các tình huống xảy ra lỗi trong thiết bị hoặc khi không thể liên hệ với các chuyên gia về chủ đề chính, có thể gây nguy hiểm cho quá trình kiểm soát chất lượng và quy trình dư thừa điển hình, thậm chí gây rủi ro cho những thứ như tiêu chuẩn ISO.

Phần mềm PM và văn phòng PMO can thiệp để giảm các can thiệp thủ công đặc biệt, khôi phục lịch trình phù hợp, phân công nhiệm vụ, phân bổ nguồn lực và cập nhật tiến độ. Trong trường hợp của phần mềm PM, các mục này đã được tự động hóa, giảm rủi ro cho các giải pháp thay thế thủ công ngay từ khi bắt đầu dự án.

13. KHAI THÁC ĐỘ TIN CẬY DỰA TRÊN DỮ LIỆU

Cuối cùng, đầu tư vào quản lý dự án mang đến cho bạn nhiều khả năng hiển thị hơn, nhiều quyền kiểm soát hơn và nhiều thông tin chi tiết hơn về những yếu tố tạo nên một dự án thành công. Tận dụng kiến ​​thức chuyên môn của nhân viên được đào tạo cũng như dữ liệu do phần mềm cung cấp, sau đó, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt về số lượng về các chiến lược quản lý dự án thực sự thành công, được hỗ trợ bởi các chỉ số và số liệu cứng.

Những quyết định đó nâng cao niềm tin vào khả năng thực hiện danh mục dự án của tổ chức bạn, kiểm soát chi tiêu trong khi tăng kết quả. Ai lại không muốn khoe điều đó với sếp của mình?

CÁC CÁCH ĐẦU TƯ VÀO QUẢN LÝ DỰ ÁN

Các tổ chức có nhiều công cụ và kỹ thuật hơn bao giờ hết để sử dụng để trải nghiệm những lợi thế của quản lý dự án.

1. PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN

Phần mềm quản lý dự án bao gồm các chương trình kỹ thuật số cho phép các tổ chức lập kế hoạch, tổ chức, giao tiếp, quản lý và theo dõi dự án qua các giai đoạn và sản phẩm được vạch ra trong một cổng thông tin. Những phần mềm này được thiết kế đặc biệt để hiển thị nhiệm vụ và tài nguyên, đồng thời là một trong những công cụ phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) phổ biến nhất được các doanh nghiệp sử dụng ngày nay.

Các tổ chức thường mua giấy phép sử dụng từ nhà sản xuất phần mềm PM. Giấy phép đó cung cấp cho họ quyền truy cập dựa trên đăng ký vào nền tảng kỹ thuật số, tạo ra cách sử dụng “theo yêu cầu” cho tất cả các thành viên trong nhóm và các bên liên quan đã được phê duyệt.

Phần mềm quản lý dự án phổ biến hiện nay bao gồm:

• dự án Microsoft
• Công cụ lập kế hoạch của Microsoft
• Daptiv
• bảng thông minh
• Và nhiều cái khác

2. PHẦN CỨNG QUẢN LÝ DỰ ÁN

Đầu tư vào phần mềm quản lý dự án đi đôi với việc đảm bảo nhân viên có quyền truy cập từ xa vào các công cụ đó trên nhiều loại thiết bị được sử dụng trong một ngày làm việc thông thường.

Thông thường, điều này có nghĩa là phần cứng được cấu hình quản lý dự án như máy tính xách tay, máy tính bảng và thậm chí cả điện thoại di động có quyền truy cập vào phần mềm quản lý dự án. Người tham gia có thể đăng nhập nhanh chóng và an toàn vào hệ thống quản lý dự án qua thiết bị di động của họ, sau đó quản lý quy trình công việc của dự án bất kể vị trí.

Nhiều tổ chức đưa ra lựa chọn phần mềm PM có lưu ý đến khả năng chi trả của thiết bị di động, cộng tác viễn thông và các tính năng bảo mật từ xa này.

3. XÂY DỰNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN

Đầu tư vào quản lý dự án cũng có nghĩa là tinh chỉnh cách tổ chức của bạn tiếp cận các dự án.

Được gọi là phương pháp quản lý dự án truyền thống (PMM), các doanh nghiệp với các phương pháp đã được thiết lập ban hành một danh sách kiểm tra được tiêu chuẩn hóa để bắt đầu và giám sát vòng đời hoàn chỉnh của dự án được cấp phép xanh. Danh sách kiểm tra này được củng cố bởi các tiêu chuẩn có thể lặp lại, có thể đo lường được mà tất cả các phòng ban — và tất cả các nỗ lực dự án của họ — tuân theo để hoàn thành dự án suôn sẻ hơn.

Ngoại trừ PMM Agile ngày càng phổ biến, hầu hết các PMM truyền thống sẽ thể chế hóa một danh sách kiểm tra tập trung vào quy trình và công cụ. Tuy nhiên, với Agile, thay vào đó, các tổ chức tổ chức các chu kỳ quản lý dự án xung quanh các điều chỉnh dịch vụ hoặc sản phẩm gia tăng đang diễn ra. Những phát triển đó được bắt đầu trong một phản ứng hợp tác và liên tục đối với nhu cầu của người dùng hoặc khách hàng thực, thay vì hoàn thành vào một thời điểm nhất định trong chu kỳ dự án. PMM linh hoạt hoạt động đặc biệt hiệu quả đối với các  nhà phát triển phần mềm đang tìm cách liên tục cải thiện ứng dụng của họ nhưng cũng đã chứng kiến ​​việc triển khai đổi mới trong các dịch vụ chuyên nghiệp, dịch vụ tài chính và chăm sóc sức khỏe.

Có hàng chục  phương pháp và cách tiếp cận quản lý dự án  trên thị trường hiện nay. Nhiều chương trình có chứng chỉ chính thức dành cho những người tham gia hoàn thành khóa đào tạo độc quyền, cho phép họ áp dụng phương pháp chính thức tại doanh nghiệp của mình.

Mặc dù các nguyên lý và các bước của chúng có thể khác nhau, nhưng bất kỳ phương pháp PM nào cũng sẽ tính đến các biến số cốt lõi sau trong quá trình lập kế hoạch và triển khai dự án:

1. Giá trị kinh doanh và kết quả thành công
2. Sản phẩm/phạm vi dự án
3. Dòng thời gian dự án
4. tính toán chi phí
5. Chỉ số kiểm soát chất lượng
6. Người tham gia dự án hoặc các bên liên quan
7. quy trình giao tiếp
8. Quản lý rủi ro dự án
9. Quản lý các bên liên quan

4. VĂN PHÒNG QUẢN LÝ DỰ ÁN (PMO) VÀ VĂN PHÒNG QUẢN LÝ DỰ ÁN DOANH NGHIỆP (EPMO)

PMO và EPMO hoạt động như các cơ quan hành chính hướng dẫn cho các dự án của một tổ chức.

Theo truyền thống, EPMO dành riêng cho việc quản lý dự án từ trên xuống, báo cáo trực tiếp cho Giám đốc điều hành hoặc Giám đốc tài chính. Nhân viên trong EPMO chịu trách nhiệm đảm bảo các dự án trên tất cả các bộ phận phù hợp với chiến lược đã nêu của tổ chức, thúc đẩy các mục tiêu dài hạn của tổ chức và bảo vệ khỏi việc lập kế hoạch nguồn lực xung đột.

PMO đảm nhận vai trò chi tiết hơn. PMO thường được dành riêng cho một đơn vị kinh doanh cụ thể, chẳng hạn như bán hàng hoặc CNTT. Họ chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các dự án theo kế hoạch của đơn vị được giao đúng thời hạn, đúng ngân sách và sử dụng một phương pháp phù hợp và thường sẽ báo cáo cho EPMO.

Trong số các nhiệm vụ của mình, PMO và EPMO thiết lập và duy trì phương pháp quản lý dự án cốt lõi của doanh nghiệp, tài nguyên phương pháp nội bộ và các phương pháp hay nhất, hỗ trợ kiểm soát chất lượng và theo dõi số liệu cũng như hỗ trợ quá trình đạt được các sản phẩm tổng thể của dự án.

Các tổ chức thành lập PMO và EPMO nhận thấy trung bình  nhiều hơn 38% số dự án đạt được  theo các mục tiêu và giá trị ban đầu, cộng với  số dự án thất bại giảm 33% .

5. ĐÀO TẠO, CỐ VẤN VÀ CHỨNG CHỈ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, các tổ chức có thể đầu tư vào quản lý dự án bằng cách tài trợ cho các nhà quản lý và nhân viên để nhận được các chứng chỉ về phương pháp và/hoặc quản lý dự án chính thức.

Cả chương trình PM trực tuyến và trực tiếp đều có sẵn và chúng được cung cấp bởi nhiều tổ chức chuyên nghiệp trong ngành và các nhà lãnh đạo tư tưởng, chẳng hạn như Viện Quản lý Dự án®, Hiệp hội Quản lý Dự án và Tập đoàn APM, v.v.

LÀM THẾ NÀO ĐỂ BẮT ĐẦU ĐẦU TƯ VÀO QUẢN LÝ DỰ ÁN

Chiến lược quản lý dự án tốt hơn kết hợp con người, quy trình và công nghệ. Tại sao không tìm một đối tác quản lý dự án chuyên về cả ba?

theo

Home